Kuopion Luisteluseura ry

Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä
Kuopion Luisteluseura ry
Y-tunnus: 0687955-4
Haapaniemenkatu 10 A
70100 KUOPIO
Sähköposti: toimisto@kuls.fi

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Roosa Hiltunen, toimisto@kuls.fi, p. 0504072821
Jari Turunen, puheenjohtaja@kuls.fi, p. 0400276665

3. Rekisterin nimi
Kuopion Luisteluseura ry jäsen- ja tapahtumarekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterinpidolla rekisterinpitäjä täyttää yhdistyslaissa mainitun velvollisuutensa jäsenrekisterin ylläpidosta. Rekisteriin kerätään myös Kuopion Luisteluseura ry:n järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden tahojen yhteystietoja, kyseisiin tapahtumiin liittyvää tiedottamista varten. Jäsenrekisterin yhteystietoja käytetään jäsenten tiedottamiseen. Rekisterinpitäjä on sitoutunut vakuuttamaan tiettyihin tapahtumiin osallistuvat henkilöt. Näissä tapauksissa osallistujilta kysytään myös henkilötunnus vakuutusyhtiötä varten.

Rekisterinpitäjällä on nimettyjä, vapaaehtoisia vastuuhenkilöitä joukkueiden ja ryhmien johtajina ja yhteyshenkilöinä. Joukkueenjohtajat ja yhteyshenkilöt säilyttävät rekisterinpitäjän jäsenten, tai alaikäisillä heidän huoltajansa yhteystietoja joukkueiden tapahtumista tiedottamista varten. Tietojen säilyttämiseen ja tapahtumista, sekä osallistumisista tiedottamiseen käytetään reksiterinpitäjän luotettavaksi toteamien tahojen, riittävillä suojausmenetelmillä varustettuja ohjelmia ja laitteita.

Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• henkilön antamat perustiedot kuten nimi, syntymäaika ja yhteystiedot mukaan lukien osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä alaikäiseltä myös vanhemman/huoltajan yhteystiedot.
• henkilötunnus vakuutusta varten
• tietoja ja kuvia jäsenten joukkueista ja ryhmistä, sekä osallistumisesta seuran tapahtumiin.
• laskutusta koskevia tietoja
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti jäseniltä ja osallistujilta itseltään. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja käytetään seuran laskutuksessa, seuran omissa tiedotteissa ja kilpailutoimintaan liittyvissä toimenpiteissä. Tietoja luovutetaan yksilöidysti seuran ulkopuoliselle perintätoimistolle maksuongelmatilanteissa.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Tietojen suojaaminen
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmät ja tiedostot on suojattu yritys- ja yhdistystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä ulkoisia tietomurtoja vastaan. Rekisterin käyttö on luottamuksellista ja käyttöoikeus on rajattu vain henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan omaaville henkilöille, jotka ovat rekisterinpitäjän henkilökuntaan tai vapaaehtoistoimijoihin kuuluvia ja tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai niin kauan, kunnes henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus tarkastaa omat rekisterissä olevat tietonsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö tulee toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle tai tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjän toimipaikassa, jolloin ennen luovutusta henkilön henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta.

Jos asiakas havaitsee, että rekisteissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, asiakkaalla on oikeus vaatia, että rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, estämistä, rajoittamista tai poistamista. Vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja toimittaa edellä mainitulle henkilörekisteriä hoitavalle henkilölle.

Jos asiakas havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on hänellä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

12. Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten asiakkaan tulee tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.3.2019.